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excel2007中的函數使用簡介

 

函數,這個名詞對出社會有一段時間的你是不是很陌生呢?

excel2007中,可以簡單地且方便的執行許多計算,所以對我來說,在計算加班費、生活支出或是報告中的數據分析時,大多使用excel來作業,因為它不僅可以一目瞭然地〝看到〞你所輸入的相關數據,也可以很方便地進行修正,修正之結果也會立即地呈現在你目前。最重要的是,excel還俱備篩選之功能,也就是說你可以用excel進行資料之分析、資料統計及相關之查詢等作業,可說是相當的方便。

我想許多人或許就和我一樣,一開始使用excel時,就只會簡單的計算加總或平均值,這和函數能扯上什麼關係?快別這麼說,如果你已經會使用excel計算加總或平均值,恭喜你,表示你已經會使用加總數值之「SUM函數」及計算平均值的「AVERAGE函數」。

但是在實務中若是想要使用單一種函數而達到預期之結果,有時是辦不到的,必須要同時使用多種函數,來求得你所要的結果。為了要在對的時候使用對的函數,瞭解及熟悉函數的使用方法是非常重要的。舉例來說,要算出1000間餐廳中最高的營業額時,在算完最高營業額後,實在很難一眼看出最高營業的數據,這時除了需要使用「SUM函數」,亦必須使用「MAX函數」來顯示營業額總和裡的最大數據。

本站中關於excel除了告訴你基本之操作外,亦將包含函數之使用方法。如果其中介紹之函數組合,能讓你對excel這軟體感興趣,或是對你的學業、工作有所助益,那將是我的榮幸。

在WORD2007之表格中輸入文字


在儲存格間移動插入點
儲存格中文字之對齊方式
儲存格之方向
在儲存格中插入對角線及文字
調整儲存格邊界與文字之距離

在word2007中建立表格

 

       你經常要碰到製作單據、帳目支出表、會議議程表、購物清單等表格類文件的情況嗎?或者你工作上常或寫論文時常需要將資料作分類整理呢?word的表格功能可幫你做出等合你需求的表格,而且表格亦可應用在圖文內容的對齊,以及排版時的版面配置等。

建立表格

       在文件中的加入表格,除可以使版面有更多變化外,亦可將文中之相關內容,如購買物品單價之比較、採用方法之優缺點及科據據之呈現等等,對於閱讀者來說,透過表格的歸納及彙整,讀者能迅速了解作者想要表達之內容。

建立表格有二種途徑,一是插入表格,另一個是手繪表格。以下依序介紹表格建立之方式。

一、插入表格

       請先切換至﹛插入﹜頁面(圖1),按下《表格》按鈕,就會出現「表格」交談視窗,我們即可用滑鼠從中拉出想要的欄、列數。圖2之範例,即是我要拉出一個4欄×3列的表格。【在拉曳時,文件中就會立即畫出表格,讓你預覽插入表格的樣式。】

畫出之表格示如圖3,其規格為4欄×3列(橫的為列,直的為欄)。利用插入表格之方式插入表格,最多可以插入10欄×8列的格,若是還不夠用,也可按下「表格」交談視窗中之【插入表格】選項,由「插入表格」交談視窗來設定要建立的表格之欄、列數。

建立表格-插入頁面、表格按鈕圖1  『插入』面頁

建立表格-表格視窗

圖2  「表格」交談視窗

建立表格-表格

圖3  利用圖2範例畫出之表格

二、手繪表格

      如果要建立比較複雜的表格,可使用手繪表格之功能來繪製。先切換至﹛插入﹜頁面,再按下《表格》按鈕,再執行【手繪表格】選項(示如圖2),此時滑鼠游標會呈一個〝小鉛筆狀〝(示如圖4),直接在文件上拉拽,即可畫出表格。

建立表格-手繪表格1

圖4  按下手繪表格】選項後,按住滑鼠拉曳你想要的表格大小放問。

建立表格-手繪表格2

圖5  在表格內按住左鍵向右或向左拉曳,即可繪製水平線。【若向上拉或向下拉曳,即可繪製垂直線】

建立表格-手繪表格3

圖6  表格拉曳完成

       利用手繪表格之方式建立表格時,功能區會自動切換至﹛表格工具/設計﹜頁面《手繪表格》按鈕也會呈按下狀態表示目前已啟動手繪表格功能。想要結束繪製作業時,可按一下《手繪表格》按鈕(圖7)或按下《ESC》鍵,結束手繪表格功能,滑鼠指標也會從〝小鉛筆狀〞恢復成一般狀態。

建立表格-表格工具、設計頁面

圖7  可由圖中之《手繪表格》按鈕切換手繪表格功能

清除表格格線

       將表格的格線拭掉,就可以將多個儲存格合併成一個,或是刪除多餘的儲存格。請將插入點移至表格內,再切換至﹛表格工具/設計﹜頁面,然後按下「清除」按鈕,此時滑鼠游標會呈〝小擦子狀〞,將滑鼠游標移往要清除的格線(此時即將被清除的格線會呈紅色),按一下即可清除格線,或按住左鍵拉曳出一個範圍可清除多條格線。

建立表格-清除格線

圖8  按下「清除」按鈕,此時滑鼠游標會呈〝小擦子狀〞,將滑鼠游標移往要清除的格線。(此時即將被清除的格線會呈紅色)

建立表格-清除格線2

圖9  按住左鍵拉曳出一個範圍,即可清除多條格線。

建立表格-清除格線3

圖 10  上圖為圖9之清除結果

 

【補充】

       表格之中除了可以放置文字、圖片外,也可以再插入表格形成〝巢狀表格〞,〝巢狀表格〞之用法常用在回覆審查意見時(回覆審查意見時,專家學者較喜歡看到以對照表方式呈現之審查意見回覆),此一功能可讓你在回覆時更加方便。

在舊版word(2003、xp、2000)中開啟word2007所編輯的檔案

 

word2007版本出現前,之前word的預設副檔名為*.doc,但在word2007出現後,其文件預設副檔名已更新為*.docx,該種檔案格式不僅加強對xml的支援性,更擁有增加檔案效率,縮小檔案的體積等優點。

雖然*.docx有這麼多的好處,但若將這樣的檔案拿到裝舊版的word中開啟,可能會碰到無法開啟的命運。還好微軟在發佈office 2007的同時,亦同時發佈了一個修正檔,供使用舊版word的使用者下載安裝,使舊版word使用者可以開啟由word2007所編輯的檔案。

該修正檔之名稱為Microsoft Office Word、Excel 及 PowerPoint 2007 檔案格式相容性套件,其檔名為FileFormatConverters.exe。其下載方法如下:

1. 連結到台灣微軟網站的下載中心網頁,並搜尋FileFormatConverters,即可找到該到該轉換工具的下載位址及相關說明。

2. 這是檔案的下載位址,若檔案連結失效,請依方法一之方法自行搜尋。
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&DisplayLang=zh-tw

安裝完此檔案後,即可用舊版word開啟由word2007編輯之檔案(即指副檔名為*.docx之檔案格式)。

將word文件轉成XPS格式

 

在「列印」交談視窗中,『印表機』欄位的名稱列示窗中,有一項是Microsoft XPS Document Writer。它不是用來“實際列印”的印表機,而是要透過它將文件轉成XPS格式的檔案。為什麼要將文件轉成XPS格式呢?好處是可以將XPS格式的檔案傳給你辦公室的同事、朋友或是業主,即使他們的電腦沒有安裝Word也可以閱讀,而且不需要擔心內容與版面被更動。

將文件檔案轉為XPS格式圖1  「列印」交談視窗

用滑鼠雙擊剛剛製作完成之XPS檔案,電腦作業系統會以微軟的瀏覽器(IE)來開啟。【請注意,若你的預設瀏覽器不是IE(如firefox),檔案是打不開,這時請將IE打開,再將你先前轉好之XPS檔案格式拉進IE瀏覽器的視窗中即可。】