在「列印」交談視窗中，『印表機』欄位的名稱列示窗中，有一項是Microsoft XPS Document Writer。它不是用來“實際列印”的印表機，而是要透過它將文件轉成XPS格式的檔案。為什麼要將文件轉成XPS格式呢？好處是可以將XPS格式的檔案傳給你辦公室的同事、朋友或是業主，即使他們的電腦沒有安裝Word也可以閱讀，而且不需要擔心內容與版面被更動。
圖1 「列印」交談視窗
用滑鼠雙擊剛剛製作完成之XPS檔案，電腦作業系統會以微軟的瀏覽器(IE)來開啟。【請注意，若你的預設瀏覽器不是IE(如firefox)，檔案是打不開，這時請將IE打開，再將你先前轉好之XPS檔案格式拉進IE瀏覽器的視窗中即可。】
