Get me outta here!

ACROBAT教學:壓縮PDF檔案(利用最佳化方式)

通常在製作PDF檔時,不會什麼調整,若是一本報告中有太多的圖片的話,檔案就會顯得很大,這時若是要將其放在網路上,就會非常空間,所以要把檔案進行壓縮的動作。

壓縮PDF檔案的方法有很多種,但我最常用"最佳化"的方式,因為最簡單,所以推薦給大家。
操作方式如下:
1. 打開你要壓縮的PDF檔案,在上方工具列上選擇"進階",會跑出選單,再選擇"作品列印"裡的"PDF最佳化程式",這時會跳出對話視窗。

2. 這時你會看到"設定"項目顯示為預設值"標準",我們不用理它,直接變動右半部的那些東西,你會看到有3個部份,分別為"彩色影像"、"灰階影像"及"單色影像",這些項目的"縮減取樣"都顯示為預設值"雙立方體縮減取樣至",都不要去更動它,後方接的dpi值將其設為"100",再後方的dpi值亦設為"100"。(這裡的dpi值你可以試著自己調整,只要調整後的壓縮檔案中之圖片不要不清楚就行了。)

3. 再來你看到"壓縮"都顯示為"JPEG",不要去更動它,而"品質"項目將其調整為"低",再按下"確定"進行最佳化程序,這時程式會詢問你要把檔案放在那裡,選擇後按確定。

4. 我用的PDF檔案大小原本為10.1MB(共有433頁),但經最佳化後,檔案大小變為4.43MB,是不是變小了呢?

因為如果放在縮路上的文件,其實圖片畫質不用太好,只要75dpi就行,你可以再自己調整,不過以不模糊為原則。

推薦網站:經濟部國土資訊系統-自然環境資料庫分組

若是常用到GIS系統的朋友們,可以來這個網站看看,上面有很多資料可供查詢,地下水井分佈、土壤質地、地形等高線等資料都可以查詢,更好的是,還可以用地址查詢定位,還以TWD97格式的二度分帶座標顯示,上面抓下來的圖,可以利用它的比例尺和定位點來將圖面放大及座位,就可以和經建版地圖來做結合了。

真的很好用!大家適用看看。

辦公室必備軟體:Dropbox(免費雲端空間)

辦公室必備軟體的介紹,是我在辦公室都會用到的軟體,在這些只是告訴大家有什麼軟體,後續會再寫進階應用。

Dropbox是一款免費雲端空間的軟體,我習慣將自己比較常用的小程式、字型和重要檔案等資料,放在雲端上面,這樣日後我要重灌電腦或是臨時要什麼資料,只要能上網,我就可以把資料抓下來。

Dropbox軟體你可直接上官網下載,但必須先註冊一個帳號。
安裝步驟及初級使用方式如下:
1. 上官網註冊(https://www.dropbox.com/home) ,註冊完後請下載軟體,並執行安裝。
2. 完成安裝,並填入帳號資料後,就可以在右下方看到有Dropbox的圖示,用滑鼠點它二下,即可將其本地資料夾打開,這時再將你要備份的資料拖曳至本地資料夾,這時程式就會自行將資料備份至雲端。
3.等備份完成後,你就可以在每台你使用的電腦裡都安裝Dropbox,就可以選擇將雲端的資料同步到你所使用的電腦。

不會太難,等我有空再寫如何分享資料給特定人員之方法!

辦公室必備軟體:CutePDF Writer(免費 PDF 文件打印機)

在辦公室用WORD做完報告後,除了直接將WORD檔給客戶或同事外,大都會將其轉為PDF檔再轉交出去,所以製作PDF檔是每個上班族入備的技能之一。

製作PDF檔案的軟體,大家最常用的就是ACROBAT了,但這一套軟體價格不菲,不一定每間公司都有購置。還好網路上有許多的替代軟體可抓,其中就屬CutePDF Writer最多人推薦,它的檔案不大,但足以應付一般人的需求了。

你可以上官網(http://www.cutepdf.com/)直接下載,或是用google搜尋下載。
安裝很簡單,在這裡就不介紹了。

操作方式如下:
1.安裝完後,就把它當作印表機來使用就行,只不過它是虛擬的印表機。
2.安裝完,開啟你要製作為PDF的檔案,執行列印,選擇印表機"CutePDF",按"確定"將檔案列印,這時會跳一個視窗,開你要將列印出來的PDF檔存在那裡,選擇指定位置或資料夾後,按"確定"就完成了,是不是很簡單呢?

ACROBAT教學:設定PDF檔案的保護密碼(包括禁止列印的設定)

PDF檔案可說是最常見的交換檔了,一般上班族很少人不接觸到它的。有時我們製作了一份文件,它的內容可能涉及商業機密,所以為了怕誤傳,很多人會將其設定保護密碼,沒有密碼就不能開啟它,或是不能列印。

作法如下:
一、開啟PDF需要輸入密碼
1.開啟一個PDF檔,點選上方工作列的"檔案",再選擇"內容",就對出現對話視窗,這時選擇"保全"頁籤。
2.在"保全"頁籤裡,你可以看到"保全方法"這個選項,選擇"密碼保全",這時會跳出密碼保全的對話視窗,勾選"要求密碼來開啟文件",輸入密碼,按"確定"離開,之後會再要求你輸入一次密碼。
3.記得,設定密碼後,要重開PDF檔,設定才會套用,所以關掉PDF檔,再重新開啟時,就會跳要求你要輸入密碼了。

二、禁止PDF列印
1.開啟一個PDF檔,點選上方工作列的"檔案",再選擇"內容",就對出現對話視窗,這時選擇"保全"頁籤。
2.在"保全"頁籤裡,你可以看到"保全方法"這個選項,選擇"密碼保全",這時會跳出密碼保全的對話視窗,勾選"限制編輯和列印",輸入變更權限密碼,"允計列印"設定為"無"(表示不能列印),"允許變更"設定為"無"(表示要變更權限時,要輸入密碼),"按"確定"離開,之後會再要求你輸入一次密碼。
3.記得,設定密碼後,要重開PDF檔,設定才會套用,所以關掉PDF檔,再重新開啟時,就會發現,工具列上的列印選項不能選取了。

是不是很簡單呢?之後再介另一種電子簽章的保護方式。